GDPR-policy

Den 25 maj 2018 ersattes PUL (Personuppgiftslagen) med en dataskyddsförordning från EU, General Data Protection Regulation, GDPR. Mycket av det som tidigare fanns i PUL, finns också i den nya dataskyddsförordningen. Men, det är några nyheter, som SVWV vill uppmärksamma våra medlemmar på genom att ge denna information kring hur SVWV hantera personuppgifter inom vår klubb.

Kortfattat handlar GDPR om att

  • Inte samla in fler personuppgifter än nödvändigt för verksamheten
  • Samtycke för att hantera personuppgifter
  • Utse en registeransvarig
  • Radera inaktuella uppgifter

Personuppgifter

I medlemsregistret lagrar vi enbart uppgifter som det är nödvändigt för föreningen att ha; namn, adress, kontaktuppgifter, fordonsinformation. SVWV lagrar inte personnummer.

Enligt GDPR är personuppgifter inte bara namn, adress, telefonnummer och personnummer. Det kan även vara foton, registreringsnumret på en bil eller något annat som kan knytas till en viss person.

Samtycke

En viktig del av dataskyddsförordningen är att man måste få personens samtycke för att registrera personuppgifter, och upplysa om hur dessa kommer att användas.

För medlemsregistret bör det alltså framgå på ansökningsblanketten för medlemskap i föreningen att uppgifterna kommer att registreras i ett medlemsregister och i vilket syfte. Det är också viktigt att det framgår att medlemsregistret inte ingår i ett centralt register, samt att adresslistor lämnas till tryckeri inför varje utskick av tidningen Folkvagnen.

SVWV måste också säkerställa att vi har medlems samtycke att på hemsida och andra sociala medier publiceras/visas bilder och/eller personuppgifter.

Radering av gamla uppgifter

Ytterligare en nyhet, och viktig del av dataskyddsförordningen, är att gamla uppgifter måste raderas i såväl medlemsregistret som sociala media.

SVWV leverantör av system för Medlemsregister Mawik följer GDPR och medlem kan själv välja att radera sina aktiviteter på Facebook- gruppen som SVWV har.

Regler för SVWVs hantering av medlemsregistret och personuppgifter.

  1. Medlemsregistret får inte användas till annat än för information till SVWVs medlemmar och styrelse för utskick, till exempel av information och inbetalningskort för avgifter samt adressinformation skickas till tryckeri inför utskick av tidningen. I övrigt får personuppgifter i medlemsregistret endast delges myndigheter om de begär detta.
  2. I samband med att SVWV styrelsemöte 2018 utsågs en registeransvarig.
    Dennes uppgift är:

    – att övervaka registret så det uppfyller kraven i GDPR på de uppgifter som beskrivs nedan.

    – att uppdatera registret när ändringar av uppgifter tillkommer samt säkerställa att Mawik som systemleverantör möter upp mot kraven i GDPR.

    – att ta bort de personuppgifter som inte är aktuella, till exempel om en person upphör att vara medlem i SVWV.
  3. Uppgifter som kan finnas i medlemsregistret och som den berörde medlemmen skall kunna få del av är:
    Namn
    Bostadsadress
    Postnummer
    Ort
    Mailadress
    Fordonsuppgifter
  4. Rätt att använda medlemsregistret har förtroendevalda i SVWV styrelse

Mer om dataskyddsförordningen finns att läsa på www.datainspektionen.se.